Som ejer af en virksomhed, har du sikkert hørt utallige personer tale om de mange fordele der er forbundet med at bruge software til timeregistrering, men har du seriøst overvejet det? I erhvervslivet er du sikkert smerteligt klar over at tid er penge, og hvis du kæmper for at overholde deadlines og organisere dig selv, din virksomhed og dine medarbejdere, vil du desværre miste penge. Enhver virksomhed, der mister penge vil aldrig komme særligt langt, men hvis du beslutter at udforske muligheden for at anvende timeregistreringssoftware i din virksomhed, vil du blive forbløffet over hvilken forskel det kan gøre.
Nu kan du muligvis undre dig over hvorfor eventuelle medarbejdere derude bevidst ville give detaljerede oplysninger om præcis hvor hårdt de arbejder, hvad de arbejder på, og hvor mange gange de forlod deres kontor og gik sent eller tidligt. Når du dog lige stopper op og faktisk forstår hvad timeregistrering drejer sig om giver det faktisk god mening. Det centrale er imidlertid at sikre at dine medarbejdere forstår hvad tidsregistrering er, hvorfor du gør det, og hvordan det kan gavne dem. Hvis du for nyligt har implementeret tidsregistrering, eller hvis du overvejer at gøre det i nærmeste fremtid, er her nogle nyttige tips til nem og optimal medarbejdertimeregistrering.
Giv krystalklare frister
Ideen bag timeregistrering er at bedre styre din tid, og dine medarbejderes tid, hvilket er hvorfor det er vigtigt at give krystalklare frister for hvert projekt. Tro det eller ej, men en af de mest brugte undskyldninger for ikke-overholdte deadlines er at personer og virksomheder “glemte” en deadline der skulle holdes. Normalt vil de ikke bruge dette ord, og vil i stedet omformulere det, og sige ting som at ’det bare kom bag på mig’. Med timeregistrering er der dog bogstaveligt talt ingen undskyldning for at glemme en deadline, da du kan se hvordan tingene hele tiden skrider frem. For at få det bedste ud af din software, med hvert projekt, skal du sørge for at tildele en klar, koncis og realistisk frist, som alle medarbejdere der arbejder på det givne projekt er bevidste om.
Vis medarbejdere at timeregistrering gavner dem
Når du første gang introducerer software til timeregistrering, vil du næsten sikkert blive mødt med varierende niveauer af modstand fra enkelte af dine medarbejdere. Dette skyldes at nogle af dem måske tror at du udspionerer dem, eller at du ikke har tillid til dem. Derfor er din opgave at sætte dig ned med dem og forklare præcist hvad timeregistrering er, og hvorfor det er så nyttigt for din virksomhed og dine medarbejdere. Forklar at softwaren hjælper dem med at styre deres tidsplaner og at prioritere opgaver i forhold til betydning, hvilket igen vil sikre at de overholder tidsfrister med masser af tid til overs. Alt dette vil samtidigt lette deres arbejdsbyrde og tage noget stress fra deres skuldre. Du kan også forklare at det vil gøre forretningen mere succesrig, hvilket betyder jobstabilitet, potentielle forfremmelser og lønstigninger, og forbedret moral. Inviter medarbejderne til at dele eventuelle bekymringer med dig, og understreg at de virkeligt ikke behøver at lave større ændringer i deres rutiner.
Integrer softwaren med Outlook
Takket være Outlook-kalenderen, kan du kombinere din software med kalenderen og bruge det til at hjælpe med at planlægge opgaver, oprette påmindelser, registrer hvordan tingene går fremad, og samtidigt bedre styre alles tid. Kalenderen vil tillade dig tydeligt at se hvornår hver opgave skal være færdig, hvem der er tildelt hvert projekt, og hvordan I bevæger jer fremad. Jo mere klar og mere organiseret denne information er, jo mere effektiv vil din arbejdsplads fungere som en samlet enhed.
Vis medarbejderne hvordan softwaren bruges
Selvom den bedste timeregistreringssoftware er meget enkel at bruge, vil det ligesom alle andre nye ting kræve lidt tilvænning. For at hjælpe med at sikre at dine medarbejdere ved hvordan man bruger det korrekt, så vis dem præcis hvad de skal gøre, og sørg for at understrege vigtigheden af at bede om hjælp hvis der er noget de ikke er sikre på. Du kan endda ønske at tilbyde supplerende uddannelse for at sikre alle ved hvordan man bruger softwaren som det var hensigten.
Overlad dine medarbejdere til det
Med timeregistrering kan det være fristende for virksomhedsejere at opføre sig som Big Brother, og holde ekstra nøje øje med deres medarbejdere, men det er simpelthen ikke praktisk. Når du har vist dine medarbejdere hvordan de bruger softwaren, bør du derefter vende tilbage til dit arbejde og overlade dine medarbejdere til deres. Det kan være fristende at gå igennem hver enkelt medarbejders info og holde styr på deres fremmøde og produktivitet, men du skal vide hvor grænsen går. Hvis for eksempel en medarbejder har været væk fra deres skrivebord oftere end normalt på en bestemt dag, ville det bedste råd være ikke at sige noget, og at overlade dem til det. Hvis du imidlertid bemærker på deres timeseddel, at de har været væk fra deres skrivebord ganske ofte et stykke tid, kan du derefter hive fat i dem og finde ud af hvad der er foregået. For det meste bør du dog modstå trangen til hive fat i dem over hver eneste lille ting, medmindre du har god grund til at gøre det.
Vid hvornår du skal sætte foden i jorden
Som leder kan det være svært at administrere dine medarbejdere, da hver person vil have deres egne unikke strategier. Nogle mennesker for eksempel, vil gerne være venlig overfor deres medarbejdere og måske endda give dem lidt for meget spillerum. Andre kan gå i stik modsatte retning. Som chef er det dog op til dig at stå fast og at sætte foden i jorden, når du er nødt til det, da du stadig driver en forretning. Hvis du for eksempel ser at visse medarbejdere tilbringer alt for meget tid på opgaver, som ikke bør tage nogen steder i nærheden af så længe, bør du hive fat i dem, tale med dem, og lade dem vide at tingene skal forbedres. Selvfølgelig behøver du ikke at skrige, råbe, og blive alt for autoritativ, men du stadig nødt til at være fast og lade folk vide at du er chef og at du er ansvarlig.
Brug softwaren til at identificere ikke-væsentlige opgaver
Hvis visse opgaver tager for lang tid, og du ikke kan forstå hvorfor det er sådan, kan du bruge tidsregistreringssoftware til at komme til bunds i hvorfor det er således. Hvis der for eksempel er visse medarbejdere der er nødt til at bemande telefonerne og tage opkald, selvom de er tildelt en anden rolle, kan du med timeregistrering identificere dette. Når du har identificeret årsagen til forsinkelsen, kan du tildele et andet medlem af personalet til telefonerne, og gøre det klart at de nævnte medarbejdere bør ignorere telefoner og fokusere på de opgaver de er blevet tildelt.
Få den rigtige løsning
Hvis tidsrapporteringssoftware er ligeså nyt for dig som det er for dine medarbejdere, er det altafgørende at du får en løsning der er intuitiv og nem at bruge, og samtidig giver dig den nøjagtighed og de rapporteringskapaciteter, som du har brug for.
Vær sikker på at du gør det hver dag
Nogle vil sige at du kan slippe af sted med at registrere tid en gang om ugen, eller en gang hver anden dag, men ideelt set bør du registrere timer hver eneste dag. Dette er vigtigt, fordi det ikke blot hjælper med at bevise hvor mange timer folk har arbejdet, men igen, det viser hvordan de håndterer deres tid hver dag, og på hvilke projekter. Hvis der er et projekt der skal være færdigt i slutningen af ugen, og et andet i slutningen af måneden, begge af samme størrelse, bør opgaven der har frist i slutningen af ugen naturligvis prioriteres. Ved at registrere tid hver dag, kan du ikke blot styre din tid bedre, men hvis det går galt, kan det give et indblik i, hvorfor det er sådan. Når du forstår hvorfor noget gik galt, kan du derefter træffe foranstaltninger for at sikre at det ikke sker igen.
Hvad du bør gøre nu
Så, du ved at der er behov for en timeregistreringsløsning, men hvilken skal du vælge? TimeSheet Reporter gør det muligt at registrere tid baseret på dine kalenderaftaler, og er meget brugervenligt og samtidigt nøjagtigt.
Du kan få mere information om TimeSheet Reporter her – TimeSheet Reporter – Timeregistrering i Outlook